会议
几小时的酣眠让我精神充沛，到办公室才七点刚过。会议八点半召开，会议室里很干净，我只好把椅子摆好。昨天晚上完成的报表已经发到L总的邮箱，我又打印了一份，把波动大的数据做好标记，七点四十分L总过来了，我请示是否需要先把电脑拿过去，顺便把会议室的投影打开，将电话会议系统拿出来调试到位。八点二十分，会议室已经陆陆续续坐满了人，我清点了一下与会人数，拿出签到表传递着签到。
参会的是分公司各部门的负责人和门店店总，因为之前在物价部经常出入分公司办公室，所以能分得清哪些是分公司的领导，哪些是门店的店总，不过具体到哪个部门或者哪个门店，就不知道了。
L总走进会议室的时候，我正在傻傻地看着已经到场的领导各自小声的交谈。
“都到了吗？”L总侧头问我。
我点点头，刚刚挨个用电话会议系统叫了一遍，没有到场的店总都已经等在电话那头了。
“请所有参会人员将手机调成静音状态，谢谢！”L总坐下来，提出了第一个要求。我也找了个离他比较近的角落坐下。拿出本子和笔做会议纪要。
这是我第一次参加如此重大的会议，虽然准备不是那么充分，且手忙脚乱，但是当会议正式召开的刹那，丝丝的满足感让我感觉是如此的美好。
许久之后，无意中在《请给我结果》一书中看到了一个成功的秘书应该做的会议准备：
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议，一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？
五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
参照以上标准，发现自己这个秘书才够三段，有些沮丧，有些遗憾，也有些庆幸。
baobibo
