浅谈连锁超市管理软件系统选型的重点 David Lu 2009-3-15
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中国的连锁超市从90年代初期诞生至今，差不多已经走过将近20个年头，20年来，超市由单店经营转变为连锁致胜，由百八平方的小店转变为几万平米的卖场，由单一的自选商场转变为大卖场、超市、便利等不同的细分业态。伴随着连锁超市的开拓发展与管理崛起，超市的管理人员对管理软件这一工具的要求不断提高，超市管理软件也从懵懵懂懂的幼童，长成了风华正茂的少年，成长中伴随着疑惑和好奇，伴随着烦恼和探索，就这样一步一个个脚印地和超市并肩成长。
超市和零售软件的快速上台阶，是90年代末的事情，目前经营了10来年的超市企业都能说得出用过多少家软件供应商提供的服务，只用过一家的少之又少，即使是一家，软件系统也需不断地升级维护。所以呢，经验和理论都说明，管理软件这个工具是有生命周期的，只是生命周期有的长，有的短。而对于超市企业来说，频繁的更换系统软件也不仅仅是简简单单的金钱付出，而是有很多隐性的成本、无形的管理存在于其中，所以一旦系统选型不成功，导致的后果不是只用金钱来衡量的。
企业系统选型是要慎之又慎的，上到企业的董事长、总经理，下到用系统进行工作的各级部门经理和各个工作岗位。这些企业人员，由于使用系统的角度不同，对软件会有不同的需求，如果哪个环节没有满足，会有可能会影响到全局，所以一个软件也应是面向不同层次用户的，可以随需而变的企业管理好帮手。
所以企业在系统选型时，像在买商品，但又不仅仅是在买商品，而是在选择一个可以长期发展的合作伙伴，在“不买贵的，只买对的”的同时，也要考察供应商的能力。下面列举了系统选型的几个方面，希望可以帮到大家，在进行系统选型时避免走过多的弯路。
1. 软件供应商
我们需要什么样的软件供应商？选型时不妨多问问自己，我们不能仅仅凭供应商几份建议书，几个小时的PPT演讲，就将企业的未来托付出去，大多数企业会说，我们不是这样的啊，我们也有考察啊。但我想问问看，那个考察是什么样的形式，是软件供应商安排好的吗？如果是如此，这样的考察就像在演戏，对企业选型帮助有限。反过来，企业的管理者，特别是决策者更多的是要做足课下的功课，暗地里考察该软件供应商的典型客户、市场口碑、产品情况，不要把自己变得很被动。
从各种渠道发掘本企业类型相似的软件使用客户的实施和使用情况，由于没有任何利益关系，所以这样的调研访问往往是友好的和有建设性意义的，从实际使用方那里，除了清晰你对软件的认识，更加有意义的是通过访谈可以了解软件供应商的整体实力、商业信誉、经营绩效、行业经验、公司现状等。以及具体到某个项目的项目管理水平怎么样？实施顾问水平怎么样？这些都有助于超市企业选择合适的供应商做为自己成功发展的伙伴。
2. 软件设计架构的开放性和可扩展性
除了普遍意义上的需求理由，不同企业又有着不同的需求原因。但对于软件供应商来说，是重新开发定制，进行需求匹配？还是能灵活调整软件，按需满足超市的管理需求？不同软件供应商采用的不同体系进行软件的设计、架构。
我们最好选择既能满足企业长期发展的需要又能满足未来多样化的需求，而且质量稳定维护容易的产品！
目前市面上有两种情况，一个是产品构架可以支持扩展模块的方式，也就是说有二次开发平台功能，那么可以通过这个二次开发平台，对超市的绝大部分需求进行分析、设计、测试、交付，并且极大地增强了系统使用的强壮性、稳定性、易用性和扩展性。另一个是软件是产品化的，技术构架不支持，虽说能满足当前的业务需求，但从未来2-3年看，产品化的升级节奏可能与你的需求的成长的速度之间的匹配是个问题，要满足超市的发展需求，就只能以调整构架，牺牲升级来换取。
3. 系统功能
系统功能这一项是必不可少的，也是中层管理人员最需要了解的部分，因为中层管理人员最清楚自己要什么，而以此可以判断软件是不是能满足自己需要的那一部分，特别重要的是，不能单凭供应商的一面之辞，而是最好要求供应商能提供试用版，并把各部门的要求在软件中一一加以实现，这样可能会延长系统选型的时间，但对于后期的软件使用将大大的提高效率，降低企业切换软件的总体成本，并对整体的企业发展有利。
系统功能包括很多内容，但关键的是要抓住重点，把有限的精力用在刀刃上。下面列举了超市企业系统选型的重点，以供参考。
l 采购部
1). 对OPL自动订货的处理，看软件能否很方便的自定义OPL的订货公式，能否很方便的查看诸如库存、在途、进货和销售(上月、上周、昨日)等。
2). 能否支持通过传真、email等现代化方式给供应商发送传真，这样除了提高准确率、办公效率的同时，也能为超市企业节省物质资源。
3). 对一品多供应商、一品多经营形式的全面支持。特别是代销的支持上面，盘点损失如何计算？商品偷窃如何计算？
4). 支持供应商的各种费用管理，诸如需要根据进货或者销售计算的费用，系统能够有效的计算准确，并不需员工进行二次处理。
5). 对赠品的管理，很多企业越来越重视赠品在谈判、订货、验收、入库、销售全过程的管理，以及对成本核算的影响。因为越来越多的商品供应商为了维护商品的价格体系，而采取送赠品的方式。
6). 对异常现象的管理，其实很多管理是正常的，按部就班的处理就可以，但异常的内容说明哪个环节出了问题，要重点监控，比如供应商订货、送货、缺货的异常、供应商库存的异常等等。
7). 对自己有用的报表，应该要求供应商全面演示，并能按照日纬度、月纬度、门店纬度、供应商纬度、部门纬度查询和显示进货、退货、销售、库存以及各种异常报表。
l 营运部
1). 支持一品多条码，并能根据条形码进行要货、订货、收货等业务操作。
2). 支持一品多包装，能真正进行多品种、多包装之间的数量、成本管理，不因一品多包装而使业务复杂，更是简化业务处理过程，提高运营效率和降低管理成本。
3). 生鲜管理。生鲜做为吸引客流的一个有利方法，这就要求软件能很好的处理这部分商品，并能根据不同的生鲜种类来支持部门核算、单品核算。对于加工、拆分的生鲜商品，要求有几种管理方法，如配方表、加工单等，以便超市选择符合自己的运作管理特点。对于生鲜管理中的难点，要重点提出，如鸡蛋按斤进货，而按个销售的问题，多部门之间商品加工后，部门成本核算的问题等等。
4). 促销管理。目前很多企业对促销的要求不高，跟软件提供的促销功能不多有很大关系。重点要考察目前能支持哪些种类的促销活动，以及促销是不是够灵活，也就是说超市当前可能没有很多的促销活动，但当新提出一个好的促销活动时，软件能不能不需升级就能很方便的配合，并能对促销前、促销中、促销后的各种销量、毛利、来客数等KPI指标进行表格、图形的对比与分析，来帮助管理者进行促销的评估。
5). 会员管理。实现常规会员管理的同时，重点考察系统内对会员的分析。如RFM分析等。另外，还要清楚会员的积分流程和兑换流程，因为是连锁，所以这个方面有很多组合，实时的，非实时的，需要企业根据自身情况进行调整。
6). 营运部也有很多需要管理的异常报表和分析报表，值得重点关注。如高库存、负毛利、畅销、滞销、缺货、贡献度、商品淘汰率、库存周转率等。数据可以按照管理要求能分能合。
l 财务部
1). 能够运用电脑进行供应商结算。同时支持网上对帐功能和表单对帐。
2). 能够对即将到期的付款进行预期管理，以便有效控制企业的现金流。
3). 能够对已付款给供应商的历史数据进行帐务、帐龄分析。
4). 管理供应商发票。
5). 能够将对帐通知、付款通知、已付款通知由计算机软件控制。
6). 能够支持并控制“收款在前，付款在后”的收付款原则。
7). 能够灵活调整帐扣费用的时间点，比如开发票前，开发票后等。
8). 考察系统支持的成本核算原则，看是否符合本企业的特点。
9). 系统能够支持价税分离，这样可以省去财务人员对数据的二次处理。
10). 财务软件接口，是否能够无缝连接？
11). 根据企业纳税原则，询问供应商的配合方法和支持力度。
12). 财务人员需要的各种报表，考察系统的实现情况。
l 人事部
1). 能否集成人事的薪资处理。是否支持工资帐套？是否支持临时工管理？
2). 能否处理员工的考勤管理。特别是连锁行业的异地考勤，以及对督导、配送车辆的考勤等等。
3). 能否支持员工培训管理，各种岗位的就职需要完成哪种培训课程？在企业组织架构下面，很好的完成这些培训管理。
4). 能够支持员工绩效管理？并且将员工的绩效与超市日常的考核指标相关联。
l 信息部
1). 考察软件供应商所使用的数据库，一定不要迷信越大型、越先进的数据库越好，因为在这个行业里面，用什么数据库的企业都有，没有什么先进不先进，只有适合不适合。在数据库选型时要充分考虑超市自身的维护能力和人员配备情况及他们的能力，因为自己能解决的事情肯定比求助于供应商来的及时、高效。
2). 软件供应商的开发技术也是一样，要选最适合的。因为技术还是技术。技术本身不是战略，一流的技术不能自动转变为一流的战略、执行和财务结果。其关键在于技术的应用，在于技术转化为企业发展的得力工具。
3). 更应考察供应商的开发团队，人员配备、行业关注度如何。这都决定了软件供应商能不能和超市一起发展，而不是找一家长期开发百货、购物中心、建材、医药等软件的企业，因为感觉好像都是在销售商品，其实内在的东西有天壤之别。
4). 信息部特别要关注软件的版权问题，因为我国越来越多的企业正在受版权之困，特别是当超市企业发展迅速之时。一旦被诸如微软、ORACLE等企业瞄准，而你恰恰不重视版权管理，那后果是比较严重的。现在很多软件供应商也开发出基于无版权的操作系统，如LINUX等，开发出不需数据库的前台系统，这种就能为超市未来发展降低很大的风险。
5). 既然是连锁，免不了进行数据交换，用什么样的交换软件也是重点评估之一，所谓“垃圾进、垃圾出”，只有保证了数据交换的绝对准确，才能使数据转换为有价值的信息，为企业所利用。目前有具备独立通讯软件的，有用email进行传输的，有用FTP方式进行传输的。在考察这些通讯方式的同时，重点考察是不是需要投入大量先进的计算机硬件做配合，是不是需要投入大量的人力精力做支持。
6). 权限管理。看似哪家的软件都有权限管理，但其实不一样的。因为这个权限管理跟我们将来的数据安全性是有很大关系的，应重点关注。
7). 如果有储值卡系统，请一定要注意卡数据的安全防护，因为这里的数据就是RMB，已经有不少企业在储值卡一块出现这样那样的问题，也导致了偷窃人员的人生命运发生改变。
l 配送中心
1). 储位如何管理？ 分区位管理和不分区位管理同时并存吗？
2). 支持RF设备吗？能验收、上架、入库、分拣、出库、库存查询吗？
3). 支持电子标签作业吗？在没有电子设备的情况下，如何支持表单作业？
4). 分拣模式是摘果方式还是播种方式？或是两者相结合。
5). 配送分拣如何实现锁库，锁库要一定准确，否则可能会产生分拣、配送的麻烦。
6). 能实现车辆、路线的管理吗？
7). 能对码头进行效率、状态等方面分析吗？
8). 管理越库配送的商品。
9). 对于配送到门店的商品，出现差异，如何处理？
l 门店
1). 门店的要货怎么管理，是不是有自动建议途径、手工途径，能不能笼统要货，而由软件系统自动分单。
2). 对门店的考核工具是否足够，如销售达成，利润达成等。
3). 盘点是否方便，是否支持POS机盘点？是否支持货架管理？是否支持全盘、局盘、局部全盘等处理流程？
4). 对门店的数据管理是否精细，这决定了上软件时软件所能提供的数据、报表，如果软件不能提供很多细致的数据，那么在企业追求精细化管理的今天，该软件就该淘汰和升级换代了。
5). 门店是零售的终端，门店店长也需要大量的分析报表和异常报表，以此来帮助门店提供业绩，降低成本。
l POS
1). POS软件需要强壮，任何时候，只要有电就能进行商品的销售，不能因为软件的原因而引起业务的间断。
2). 断电保护。当关闭计算机电源时，数据永不会丢失，这样可以起到数据安全防护和杜绝运用POS软件漏洞而作弊的情况出现。
3). 断网销售、连线自动恢复。要能实现无障碍的断网销售，而不是断网时重新启动POS机，连线时再次重新启动。虽然企业目前网络状况良好，但一旦发生重启的情况，会影响企业到的方方面面，产生不良后果。
4). POS系统所应用的操作系统平台，一般超市不会选择WINDOWS做为操作系统，因为安装不方便、容易中毒、数据不安全。
5). POS系统的数据库。一般超市的POS前台无数据库系统，这样可以避免版权，内部人员作弊等情况发生。
6). POS软件适应性。特别是使用不同硬件类型POS的企业，因为关系到以后软件的维护方式。比较好的是，POS软件与硬件无关，不同的硬件安装POS软件的版本一致，需要维护的是对POS软件进行使用硬件类型的配置。比较不好的是，超市更新硬件，就需要更改POS软件，这样超市会受制于软件供应商，不利于超市的软硬件维护工作开展。
4. 软件价格
对于老板来说，钱是最重要的。花最少的钱，办最好的事，永远是一个老板在考虑的事情。但对于系统选型来说，涉及到一个性价比的问题，考虑金钱投资的同时，也要考虑价值产出。因为软件系统是无形的东西，很难从外在或者仅仅凭价格来确定软件供应商。一旦失败，也不是仅仅损失了付出的那部分金钱。
在企业、技术架构、产品功能、实施、服务各方面的条件都一致时，当然应该选择成本较低廉的解决方案。
5. 项目实施管理与服务
企业希望能在最短的时间内开始使用软件系统、实施方法、实施过程与策略、实施所需时间是企业必须掌握的重要选型因素，方法和策略是降低风险的有效手段。所以企业在选型的时候需注重其他方面的同时，注重软件供应商的项目实施管理与服务水平。
软件上线的好与坏与实施工程师的水平，实施顾问的水平密不可分，因为他们在很大程度上决定了软件性能与企业需求的契合度，而契合度又是发挥软件性能服务企业的关键，其重要性就无须赘述了。
实施软件是一种庞大的综合性系统工程，它包括前期论证、科学选型、系统实施、项目验收与评价等阶段。
6. 售后服务
选择那些拥有完善的售后服务机制的公司，以便未来选择其提供的不同类型、多地点及时响应的服务
特别要考察软件供应商的服务体系、服务时间以及所能提供的后续服务，如盘点支持、人员培训、定期寻访等。
就选型而言，就是除了为找到适合自己企业特点的软件系统，通过组织选型工作，还有助于了解软件系统目前的发展情况和优缺点，避免后续过高期望值带来的失望。
在选型过程中的多轮参观，可以使企业中高层经理发现自身管理体系在同级营业规模企业的位置，这对今后企业战略发展方向怎样结合整体IT规划的前瞻性具有非常重要的指导意义。
