如何让开会变得更加高效
■新快报记者 丁芳芳/文
以一周为期，算算以下这几个问题你的统计数字：
1.总共开了几次会？
2.每次会议持续多长时间？
3.因为与会者迟到、会上跑题、开玩笑而在会议室里浪费的时间有多长？
4.因为开会达成了几个结论、提出了几项建议、解决了几个问题？
5.因为开会而错过了什么时机、耽误了多少工作、多加了多久的班？
6.因为开会而花多长时间去准备一个PPT，会后又花多长时间去整理会议记录、撰写报告？
……
通过以上的数据，也许你会对会议在工作之中起到的作用有一个直观的认识。开会频率不低，效率却不高，甚至开几个会也得不出一个结果。
当然，如果就此得出开会总是浪费时间的结论也未免不客观。实际上，对于大家形成固定习惯的一些程序性的例会，通常都会有着相对规范的流程，按照流程一步步走下来，倒是有着不错的效率。因为一切都形成了习惯，所以进行起来也就变得简单了。这和通常所说的用制度来保障效率是一样的道理。因此程序也正是会议能否开得高效的核心因素。
到这里有些人可能要质疑：程序对于常规例会来说也许的确很重要，但对于头脑风暴类型的会议，程序是无用的，甚至有可能会阻碍思维天马行空的发挥性。其实这是个误区，当然发散性思维对于创意而言至关重要，但没有一定的会议流程保证，让会议在闲话、跑题和观点碰撞之间游走，也会导致浪费时间而不自知。
要想做到让开会变得更加高效，可以分成会前、会上及会后三个部分规范流程，这看似麻烦，但实际上却是磨刀不误砍柴工的做法。
Before
会议前
1.会议目的具体化很多人会觉得这是一句废话，开会的时候当然是知道要达成什么目的的了。比如，这次会议是为了下半年要推出的新产品制定广告策略。这个目的看似清楚，实际上太过于笼统宽泛，因此在执行中很难做到有明确的针对性。
不妨把这个目的更加具体化，细分为讨论预算、讨论投放渠道、讨论针对人群等等。更进一步的做法则是，给每一项具体的讨论目的分配15分钟、20分钟等具体的执行时间。这也在无形之中预先做到了规范会议流程，能让每个参与者做到心中有数，发言有的放矢，也避免了同一时间讨论多个问题，甚至交叉讨论，以及在一个问题纠缠过多时间的情况。
2.邀请最合适的与会人员
开会这件事，并不是人多力量大，而通常是人多浪费的时间也多。7到8个人的会议是最有效率的，能让彼此畅所欲言，充分沟通，同时能保证所有人都集中注意力。再多的话，要么是浪费了外延人员的时间，要么是有意见没有足够的时间表达。 除非是表彰大会、团拜会、联欢会这类“会议”，否则对工作性会议来说，开一次多人的大会绝对不如分割成好几个十人以内的小会来得效率高。
3.严格遵守会议规则
守时、不打电话、不在会上私下开小会……这些是常识性的规定，虽然没必要每次都拿出来读一遍，但必须要非常严格地去执行。比如，迟到一次罚50块钱这样的规则执行与否，绝对会对开会效果产生很大的影响。
Ing……
会议中
1.设立会议主持者主持者同时也是流程控制者，他对于调动会议气氛、节奏都有着相当重要的作用。
经常会出现的情况是，讨论到兴致很高的时候就扯到一边去了，要设法将大家拉回来。另外，对于一些虽然与会议相关，但并不是与会者都关心的事情，或者说利用会议这点时间根本讨论不清楚的事情，在不影响会议正常进行的情况下，都要及时打断。比如，可以就其中的几个人在会后另开一个小型会议来探讨这个会议次话题，而不要让其阻塞会议的进行。
2.减少PPT
很多外企都很喜欢在会议上使用精美漂亮的PPT，从而在制作上耗费大量人力。但其实，在会议中有不少PPT都是形式大于内容的，不仅如此，还会拉长发言时间，模糊焦点内容。凡事最重要是适度原则，因此可以不用PPT的时候，就尽量言简意赅，放弃PPT吧。
3.相互尊重的发言规则
最有效的交流须基于谈话者的互相信任和互相尊重，但这仍然依赖于一些具体的措施来保障。例如，不要在别人发言的时候打断别人，认真听别人在讲什么，并思考对方所讲的内容，而不要只是在想自己下面要说什么；如果别人已经说了你想说的，就不要再重复；给每一个人以同等的发言机会，观点没有绝对的对错，只要能说出理由；就事论事，不要把同事之间的私人感情带到会议中，因为观点不同而借机在团队里攻击或伤害某个人。
4.及时做阶段性总结
在一个小时以上的会议中，出现与会者注意力不集中、疲倦或厌倦的情况都是很正常的，所以会议的主持者可以阶段性地做一些简要的总结，既可以拉回大家的注意力，又可以让会议的节奏感更加明确，同时能够强调会议的阶段性成效，以激励大家。
当然最后的总结也很有必要。如果得出了结论，结论是什么；如果没有得出结论，那么今天的讨论至少取得了哪些共识，还有哪些争议，接下来要做的是什么，将在多长的时间段内完成下一阶段的任务。
5.议而不决的时候就不议既然制定了程序，就一定要保证能够执行下去。给每一个议题规定的时间都是有限的，如果遇上很难达成共识的内容，不妨暂且搁置争议，按照流程先讨论其他的，以免耽误大家的时间。至于争议的内容，可以请大家先各自再做一些深入的思考，另行开会。 After
会议后
1.让更多人清楚会议成果
虽然说会议上要减少PPT这样的pa-perwork，但是会议后将成果简明扼要地落实到书面上却是很有必要的。因为一次会议的参与者有限，但一个项目的参与者却有可能很多，所以让所有没有参加会议但与会议成果执行有关的人员普遍了解到各项具体的决议是不可以忽略的一个环节。而且这也是接下来开第二级细分会议所必不可少的准备工作。
2.跟进和落实
有句话说得好，坐而言不如起而行，会上计划得再好、设想得再完美，如果决议得不到执行，计划得不到实施，那也无异于竹篮打水一场空。会议能取得效果最重要的也在于让与会者负起执行会议上做出的决定的责任。跟进会议中的每一个行动事项分配给了哪个人、每个行动事项的截止时间是什么，才算是达成了会议的最终目标。
---------------------------------------------------
每天为明天 | 
