禁止说自己“没有时间”
作者:;出处:《店长》2012年12月号 总第34期
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  《再启动》作者大前研一,是日本著名管理学家、经济评论家,曾在麦肯锡公司工作20多年,后担任知名企业管理顾问,并创立商学院,擅长公司经营管理的策略和战略。

  第一次知道大前研一,是看到他的一句话,“想看什么就去看,想做什么就去做,想去哪里就去;凡事心有所想,必定身体力行。” 这话听了,鼓舞人心。可能对没有做到的事情,一般人尤其感慨和铭记。大前的这句话我仍然没有做到,但心之所往,必趋之。

  读《再启动》,最有触动的是两个方面:一在个人,讲时间管理;二是企业,讲优秀企业的条件。尤其前者,我做得并不是很好,有很大的提升空间。

  本次先说说书中所讲到的“时间管理”。我们对待时间应该保持什么态度?无论是想做好现有的工作,还是想进一步提高,都需要加强时间管理。经常,我们会处于忙忙碌碌的状态,没有闲暇时间,但真的没有时间吗?

  假设有一项计划,完成它总共需要200个小时,按一年52周计算,每周平均只需4个小时,但相信不少人仍然会辩称实在是连这么点时间都抽不出来。大前以他自己为例告诉我们,时间真的不少。他经营着几家公司,并坚持经营管理咨询工作,每个月要完成十几篇文稿的撰写,每年还要出几本书,还要在国内外做很多演讲和考察,每个周末去玩越野摩托车或雪地摩托车,尽管如此,他仍有不少剩余时间。

  为什么他能做到?因为他对工作进行了分类,即“三色管理”,把事情分成三类:非常重要(用绿色标记),一般重要(黄色),不太重要(红色)。然后所要做的是,红色部分坚决砍掉,黄色部分砍掉一半,后者比前者更为关键和艰难。

  查看我们的工作记录,对各项工作进行详细分类,统计时间,结果可能会发现不少时间段是想不起来做了什么的空白时间,看看这些空白时间占比多少,然后去减小空白时间的占比。运用好三色管理,就能使这个占比减小,利用有限的时间去做更重要的工作。

  在创造时间的同时,还要量身定做自己的工作日程。大前认为,合理制定繁忙时期工作日程的技巧只有一个,那就是把“一定要完成的重要事项”排在优先位置(工作和生活都包含在内)。他自己就是再怎么忙,一定会优先考虑休息日陪孩子一起玩,其次是出差、个人娱乐(滑雪车等)、公司重要活动、例会,再有剩余时间的话,就安排一些其他会议或洽谈、接受采访等。“当然,每个人优先考虑的因素是因人而异的。”

  当天事,当天毕。交到手里的事情一定要尽快处理,绝不拖延。又以他自己为例,他一般在早上刚起床后和晚上睡觉之前确认所有E-mail,书面资料一般都是在中午空闲的时间内全部处理掉。碰到一些比较严重的问题,立即给对方打电话予以解决。由此养成良好的工作习惯,不把时间浪费在“不必要的琐碎事务上”。

  及时处理和决策的重要意义在于,对于管理层而言,如果上报的文件不及时处理,决策就不能确定,下面所有人的工作就都无法正常开展;对于中层管理者(比如店长)而言,如果不能及时传达决策,员工就不能及时了解任务和要求,并展开执行。

  大前还特别指出,如何有效利用早晨这段空闲时间也非常重要。有些勤奋的人,早上5点甚至6点出门,7点左右到公司,9点之前已经开完好几个会议。即使不属于工作狂,许多人也都早早地走出家门,7点左右在公司附近的店铺吃早餐,让这段早餐时间成为调整一天工作状态的最佳时光。

  大前认为,早上五点到九点是非常宝贵的时间段,他自己睡觉之前就会想好明天的工作计划,睁开眼马上进入工作状态。“早上一般头脑最清醒,思维最敏捷,最适合做那些资料确认等细致工作。”9点前处理完当天要做的工作,中午可以挑战新的工作。

  最后要提醒的是,尽管要合理安排工作、休息、陪伴家人以及其他事项的时间,但也不要有“工作只能留给上班时间”的心理,需从职责角度看待工作,关心工作,而不是关心时间。