许多零售商可能以为当他们最终雇用了一个新的员工时他们已经到达了一个长期过程的终点――特别是如果这个职位空了一阵或这职位要求较高时．
但还有与＂入职＂相关的任务．关于新员工的信息需要被输入数据库，密码将不得不被设定，新员工将需要被有选择性地授权进入某些资料存放处．许多零售商有办事手册以方便完成这些事，另外，新员工常需要几个小时甚至几天来适应并投入工作。
接着还有“离职”的任务—处理离职员工相关的资料。特别是如果一个员工突然辞职或被解雇，公司将要确保前任员工的权限数据能迅速被封锁住。
对于非常大型的零售商，特别是那些具有较高的员工流通量的，这些任务之重简直令人难以置信。
这些任务对于位于巴拿马Altoona的 Sheetz便利商店曾经也是非常复杂。一直以来，Sheetz手工处理他的员工身份管理系统。但接着该连锁店执行了一个综合的身份管理方案，那是Sun产品系列的一部分。在这个新系统里包括来自德克萨斯州Austin的 Neogent公司（一个提供身份和权限管理产品的公司）的专用化作品。
这种新的自动身份管理系统（简称IDM）提供使用者不同的应用程序，允许密码管理和终止。“以前，这是一个手工的过程，确保新员工有正确的密码可以登录系统并有权限进入正确的数据库和系统，” Sheetz技术服务经理 Mary Ann Hanlon说。
有时，当一名员工离开公司时经理们会忘了通知技术部职员，这样，前任员工的授权仍将存在。得到员工的正确数据，包括那些位于公司总办公室和主要的300-加盟店员工的数据，是非常复杂的。Hanlon说，现在，有了Sun 身份管理，“身份管理全被自动控制了。”
除了减少时间和复杂性，身份管理项目帮助零售商确认其过程符合不同联邦和政府的条例法规。Sun Microsystems 的零售工业营销主任Bob Ganley说。
有了身份管理项目，一份填满新的雇用或终止数据的文件从人力资源部发出。身份管理使用部门编码和员工类型在别的系统里设定使用者。这个系统每天更新，并有规则写入以致员工可以进入正确的系统。
谁可以看到什么
例如，一个存货管理员可能有权输入时间和出席数据，并有中心存货货物清单拥有只读权限，但这个职员可能被拒绝进入更敏感的资料库。一个销售员只有进入销售点终端信息和现金抽屉的权限，而一个商店经理或一个公司总部的行政人员有更广泛的权限。
“系统通过员工的角色知道员工应该有什么样的权限信息以及哪个系统员工应被拒绝进入。” Ganley说。
Hanlon说系统的最大好处在于无需手工建立权限和编码。别的零售商已发现了同样的好处。“你可以通过相关的替换密码自动处理这些任务或帮助忘了他们密码的员工来减少一个公司帮助台上的呼叫数量，” Ganley说。
系统的另一个特点是密码管理过程，因此如果一个员工忘了密码，他可以通过回答一系列问题来再次得到密码。身份管理项目负责密码管理并发出通知给使用者定时修改他们的密码。
Sheetz考察了不同的系统，但最终选择了Sun，部分是因为它当时正使用Sun系列产品。
使系统建立并运转仅花了45天，而一般来说，零售商们需要花18个月来实现一个身份管理项目，Ganley说。但通过使用Neogent，一个Sun的合作伙伴，Sheetz能够使那个公司迅速执行特定的符合要求的个性化工作。
“Neogent有工具和程序可以轻松执行和确保所有的功能被纳入Sheetz现有的基础设施中。” Ganley说。
无需再用新技术Reinventing the wheel重新发明轮子
Neogent通过鉴别相关员工身份管理的共同点和弱点发展了快速身份鉴定包。
“This package eliminates the need to reinvent the wheel during each implementation while still allowing system customization as needed,” Ganley says.
“这个包裹消除了每一个执行期间的再进行身份管理鉴定的需要，与此同时，允许系统按要求个性化设置。” Ganley说。
除了有超过10，000员工以高流通率在一个部门外，Sheetz商店常年每天24营业---这使保持员工信息流通更显得重要。
Sheetz在执行身份管理项目前并不需要安排大量的别的新技术，而公司却需要花一些时间“在我们能够开始执行之前清理我们的使用者目录，” Hanlon说。
Ganley说Sun身份管理系统对有大量员工的零售商是最有益的，特别是那些有高员工流通量的零售商。“这是一个适合II 或 III级以及以上的零售商店的产品，”他说。
系统可以在大部分的硬件系统上运行，包括IBM, Microsoft ，HP 和 Sun 硬件。
