对大部分小型以及中型零售企业来说，每天营业结束时与银行报表核对门店支付记录是一件重要的“日常杂事”。而当门店分布在不同地区，由不同银行服务时，就更难应付了。因为零售商必须从多家银行拿到资料，人工核对POS记录。
这是一个需要相当人力的过程——有时一天都完不成——虽然许多大型零售连锁都以自动化方式处理，但是安装自动程序的成本却是小商家难以承受的。
不过，市场上出现了最新的产品和服务，小商家也能自动化的处理每天的对帐程序了。
Northern Tool + Equipment采用达拉斯州Trintech Group研发的ReconNet ASP软件来平衡旗下53间门店的财务记录、以及邮购和网上向小承包商和DIY一族销售的工具业务。
采用Trintech系统前，Northern Tool是以人工方式核对现金、支票的。但随着业务的不断增长，公司面临着增加人手的问题。但是他们没有这么做，而是将对帐工作外包给了Trintech。
“现在只需轻轻一按，就能对比每天的记录了，”操控员Lynn Bemis说。“我们有17家银行的报表，但我们都把它们发送给Trintech，他们搞定一切。”
于是，以往每天需要六个小时才能做完的事现在半个小时就完成了，节约的人力还能专心做点其它事。每天核对财务信息，企业就能立刻发现现金短缺、调查问题是由于偷窃还是失误造成的。
最初，Northern Tool考虑过自己购买对帐软件，内部处理对帐，但最后还是选择外包这种形式。“我们的IT资源非常有限，把业务外包出去后，IT员工就能把时间花在其它方案上，”Bemis说。
与他们相反的是，佛州的Colonial Foods公司选择购买ReconNet授权软件，在公司自己的硬件平台上运作程序。
Colonial Foods以前把所有会计业务外包，但手中握有必胜客特许经营权、门店超过100家的他们最终决定购进软件。
一开始，店内对帐必须以人工方式完成，很容易出差错。而且，Colonial Foods要核对来自12家不同银行的报表。结果，每天需要耗费80个工时核对所有门店的财务记录。
而采用了ReconNet软件后，这一过程缩短为每天15分钟左右。（每个月，公司还要另外进行一次复杂的核对，那需要两到三个小时。）
数据更准确
“我们不仅有了一个核对财务信息的更有效的方式，还有了更准确的数据，”Colonial Foods运营副总Larry Ulik说。“以前，我们可能会遇到短缺问题，但调查起来很难。那是我们员工知道做起来很难，没有头绪，所以就消极接受这个结果。”
“而现在，员工们知道如果不能按时得到正确的数据，早上上班第一件事就是接到电话问询，”Ulik说。
Colonial Foods之所以选择购买授权软件而非外包业务是因为运行程序所需的大部分硬件已经到位，Ulik说。做出最终决策后，从着手实施到正常运行只用了30天。
Colonial Foods内部运行软件，Diedrich Coffee选择的是一切外包。这是因为，这家加州公司拥有的门店近200家，而且也没有运行软件所需的大部分硬件，购买软件要先投资近10万美元，公司销售及现金帐户经理John Scott说。
业务外包给Trintech前，Diedrich Coffee也是以手工方式对帐。现在公司员工每天早上都会收到前一天的数据对帐报告。（Trintech只负责Diedrich Coffee的自营门店，加盟店的对帐得到了ACH的一些帮助。）
有调查时间
“以往，我们会花很多时间核对那些其实不需要太大关注的报告，”Scott说。“80%的数据的确是对号的，但花的时间太多。现在，我们可以重点关注那对不上的20%，找出原因。”由于公司能立刻展开调查，防损也比以前大有改善。
Diedrich选择通过自动数据传送或访问银行网站方式得到七家不同银行的数据，然后数据传给Trintech，后者负责比对，再将需要展开调查的例外业务反馈给Diedrich。
另外一个好处就是通过ACH支付的现金流得到改善。
Trintech研发的软件在大型零售商处已经采用多年，直到最近才专门研发出针对小型零售企业的产品，Trintech商业市场副总Bob Pritchard说。
Trintech发现，有许多零售商无力承受市场上的大部分同类软件，但的确需要每日对帐帮助。于是，Trintech提供了这种服务，小商家既可以通过购买授权软件方式也可以通过外包业务方式享受服务。
“市场对商家提出了以更短时间做更多事的要求，他们必须更有效的管理现金流，”Pritchard说。“现在，小商家也能像大型零售企业一样享受到科技的好处。”
他说，还有一个好处是商家掌握了更好的信息，决策如何投资现金。通过系统核对后，商家就能更好的利用银行服务，如Seep accounts，它的利率比一般的储蓄帐户更高。
对帐服务使企业了解他们帐户能有多少现金未动，要偿还短期债务需要多少现金，这样就能在每天营业的基础上从高产帐户上转移进出现金。
“以前，我们每个星期向高产帐户上划拨两次现金，”Scott说。“现在，现金流管理更好了，我们每天都能划拨，也就是说投资帐户上利息等回报更多了。”
遇到支票透支，商家还能立刻得到通知便于处理，这样追回款项的可能性就大大提高了。
