目的和范围
1.1 阐述团购作业流程,规范团购作业标准。
1.2 通过规范商店团购作业流程和完善作业标准,以期充分发挥团购系统和公司资源优势,服务客户,回报公司投资。
1.3 本文件适用于易初莲花连锁超市有限公司各商店的团购作业与活动。
2、职责
2.1 上海易初莲花连锁超市有限公司总部团购部负责与管理商品销售工作,并具有修改此文件的最终权限。
2.2 上海易初莲花连锁超市有限公司总部团购部下属各商店直接负责商品销售工作。
2.3 上海易初莲花连锁超市有限公司总部团购部及各门店团购应严格按照该团购政策流程操作并开拓团购业务,实现团购年度目标。
3、引用文件/资料
3.1 C5-PM-03 WI021 收银员结帐流程
3.2 C5-PM-13-WI004 开具普通发票和增值税发票操作流程
4、定义与术语
略
5、程序、作业内容
5.1 团购部确定客户资料并填写四联单。
5.1.1 客户持支票来我公司购物,商店团购部负责接待顾客并确认客户资料。
5.1.2 核查支票出票人与贵宾卡上的客户名称是否一致。(若支票已背书,支票背书人与贵宾卡上的客户名称须一致。)如不一致或顾客无贵宾卡,则见5.1.3；如一致,则见5.1.4。
5.1.3 顾客提供有关证件,团购部为其办理贵宾卡。
5.1.3.1 顾客需提供的证件有:身份证复印件\与支票出票人相符的公司营业执照复印件。(若支票已背书,提供与支票背书人相符的公司营业执照复印件。)
5.1.3.2 商店团购部需将上述证件复印件附在登记表后一起归档。
5.1.4 填写四联单 。
5.1.5 带领客户及两联四联单(现金办公室联和团购存档联)到现金办公室交纳支票。
5.2 现金办公室核查相关信息
5.2.1 核查支票出票人(若支票已背书,则为背书人)与四联单、贵宾卡上的抬头是否一致。如不一致,则要求团购重新确认客户资料,见5.1.1；如一致,则继续核查工作,见5.2.2。
5.2.2 核查该支票是否为供应商支票。在SAP中输入供应商名称,看是否能生成供应商编号。如未生成供应商编号,则该支票为非供应商支票,允许其进行正常销售,见5.4；如生成了供应商编号,则该支票为供应商支票,需要进行进一步核查工作,见5.2.3。
5.2.3 确认支票用途。电话致供应商询问该支票的用途,如其用途为“购物”,则允许其进行正常销售,见5.4,但顾客需提供盖有公司公章的购货清单,且清单内容与四联单上的商品内容一致；如用途为其它,则扣留支票、通知卖场停止备货并通知总部财务部的AR和营运审计部。
5.3 总部财务部的核查
5.3.1 如供应商支票用途不是“购物”,则AR部门(应收帐款组)负责检查是否有应收该供应商的帐款。如有应收帐款,则要求现金办通知卖场不得备货；如没有应收帐款,则要求现金办通知卖场可以开始备货。AR部门必须在24小时(1个工作日)内做出答复。
5.4 商品销售
5.4.1 现金办公室将支票信息记录在“支票登记本”后,将其解交银行并输入SAP系统。
5.4.2 客户需要当场购物:
5.4.2.1 现金办公室通过电话向对方公司确认该支票是否有效,用于购物的支票必须是有效的。
5.4.2.2 如支票金额低于5000元人民币,那么店长必须在四联单上签名确认后,方可结帐并发货。
5.4.2.3 如支票金额高于5000元人民币,那么顾客必须交纳等额的押金后,方可结帐并发货。
5.4.3 客户待支票到帐后再购物:
5.4.3.1 支票到帐后,现金办公室在四联单上盖“支票到帐”章、注明到帐日期并签名。
5.4.3.2 将四联单(团购存档联)交于团购,以作支票到帐凭证。
5.4.3.3 团购办公室接到四联单后通知客户购物。
5.4.3.4 若支票退票,现金办公室通知客户退票,客户须在调换好新的支票后重新交到现金办公室,见5.1.5。
5.5 前端结帐
5.5.1 客户选购商品,至专用收银台结帐。详细操作见《C5-PM-03 WI021收银员结帐流
程》。
5.5.2 团购部必须复印收银条或普通发票作为销售凭证。
5.5.3 现金办公室必须将当天以支票结帐的销售信息输入SCS系统Group Sales Cheque Key In菜单,打印出Group Sales Cheque Check Report并存档,报告必须完整。
5.5.4 禁止商店在结帐时做人为的分单。
5.6 客户积分和价格撤消
5.6.1 客户积分遵循公司有关规定。详细标准参见《C5-PM-04-SD004团购积分存档标准》
5.6.2 团购价格撤消需经过采购部VP以上经理批准。详细操作参见《C5-PM-04-WI002团购价格撤消操作流程》。
5.7 积分撤消
5.7.1 因价格撤消而导致销售不可积分,团购部需填写“团购积分撤消申请单”,连同“价格变动及禁止团购商品销售申请表”交于店长批审。
5.7.2 结帐时,前端COS或以上人员检查“团购积分撤消单申请单”和“价格变动及禁止团购商品销售申请表”,确认无误后方予以结帐。
5.7.3 现金办公室根据“团购积分撤消申请单”在SCS系统Group Sales Transaction Adjustment Maintenance中将积分扣除。
5.7.4 每日打印Group Sales Transaction Adjustment Report,并与相关“团购积分撤消申请单”一起归档。
5.8 开具发票
5.8.1 普通发票的开具:顾客服务台负责开具普通发票,详细操作参见《C5-PM-13-WI004开具普通发票和增值税发票操作流程》。
5.8.2 增值税发票的开具:
5.8.2.1 顾客在开具增值税发票前必须至现金办公室确认并填写“支票客户登记表”,顾客凭有现金办公室签名的“支票客户登记表”至顾客服务台开具增值税发票。
5.8.2.2 根据《中华人民共和国增值税暂行条例》和《增值税专用发票使用规定》,如顾客以支票购物,增值税发票只能开给支票的开票人。(如支票已背书,则开给背书人。)
5.8.2.3 顾客服务台开具增值税发票还需遵循其他相关规定,详细操作见《C5-PM-13-WI004开具普通发票和增值税发票操作流程》。
5.9 营运审计部每月对团购客户支票购物进行一次审计。
5.10 团购客户如以现金结帐,则如需做5.2、5.3及5.9之关于支票审核的工作。但各部
门仍需遵循5.1、5.4、5.5、5.6、5.7和5.8的所有相关规定。
6、表单
C5-PM-04-F01价格变动及禁止团购商品销售申请表
C5-PM-04-F02团购贵宾积分撤消申请单
C5-PM-04-F03支票客户登记表
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