订货小组文员职责

1、 每日按厂商订货计划向该厂商订货，根据店级的决定安排促销商品的订货。
2、 检查各店订货数量是否合理。
3、 向厂商发出订单并确认到货日期。
4、 根据各门店的要求增加修改订单。
5、 向配送中心通知厂商到货时间。
6、 统计各店退货，打印退货单。
7、 分析订单状况并向采购员或各门店提出建议。
8、 完好保管各部门所有文件。
9、 协助采购员的日常工作。
文员的每日工作流程
1、 收集各门店要货单和临时（促销）订货申请表。
2、 根据临时（促销）订货申请表。修改订货数量。
3、 根据查询各门店库存及销售情况后，并生成订单。并于当天下午17：00之前传给厂商。
4、 遵循采购部的精选单品的紧急订单。
5、 在订单打印或发给厂商后，立即传真通知厂商被取消的错误单品。
6、 根据预期国定假日至少提早三星期提醒各门店更新订货计划。
7、 检查并确保所有的传真订单已传给厂商。
8、 收集各门店退货单，并统计汇总数量，打印退货单。
订货小组订货流程
1、 根据各门店制订的订货计划订货。
2、 每日中午12：00前开始厂商查询电脑系统：各门店要货申请（各单品的要货量总和），配送中心库存。
3、 根据公式：订货量=要货量总和+安全库存量—配送中心库存
4、 按厂商填写订单，由采购员审核并签字，于当日下午17：00之前传至厂商处。
5、 所有订单上必须注明到货日期。
6、 将订单于当日下班前交配送中心存档以备安排收货。
订货小组退货流程
1、 订货小组依据各门店的订货计划，于该厂商订货日前一周收集各门店退货单。
将各门店退货单整理完毕后，依据厂商打印出退货单并签字，再交采购员签字后，交配送中心存档，以备厂商送货时将退货退给厂商。