超市盤點作業程式

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生效日期 2005年7月7日
超市盤點作業程式 版 次 第1版
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1．0 目的
为保证每次盘点的规范性和有效性，确保盘点数据正确，确保电脑系统中的商品信息的准确性，加强商品管理，特制定本管理规定。
2．0 适应范围
公司全体员工盘点时皆适用。
3．0 相关文件
3．1 《问题商品管理规范》
3．2 《商品退货流程管理规定》
3．3 《超市内部自用品作业程序》
3．4 《库存更正管理规范》
4．0 名词解释
4．1 盘点： 为了确认真实的商品实物数量，检查其与电脑系统中的库存之间的差异而进行的清点商品数量的行为。通常分为常规盘点和季度盘点两种。
4．2 常规盘点： 日常工作中，为确认某一种或某一种类商品的真实数量而进行的盘点动作，由门店随机进行。
4．3 季度盘点： 为了全面确认真实的商品实物数量，由总部组织的全面的统一的盘点，通常在每季度最后一个月的25日进行。本程序主要适用于季度盘点。
5．0 职责
5．1 营运督导部： 负责每次盘点工作的总指挥，全面负责盘点工作的计划、协调和安排和总结工作。
5．2 门店：负责门店的票据核对、实物盘点工作。
5．3 配送中心：负责配送中心的票据核对实物盘点工作。
5．4 采购部： 负责相关票据的核对。
5．5 财务部： 负责整个盘点的监督和检查，核实票据，并作盘点后的损溢处理。
5．6 行政部： 负责自用品及不合格品的实物盘点及票据核对工作及整个盘点过程所有表格、用品的准备。
5．7 防损部：负责报损商品、被盗商品的票据核对及整个盘点过程的监督。
5．8 电脑部：负责所有票据的核对，盘点空表的打印及盘点后数据的处理。
5．9 总部其他部门：协助进行监盘工作。
6．0 作业程序
6．1 盘点计划
6．1．1 在每次季度盘点到来前一个月，由营运督导部负责制定该季度盘点计划。盘点计划应包括以下内容：
6.1.1.1 盘点目的：
6.1.1.2 盘点时间：
6.1.1.3 盘点流程：
6.1.1.4 盘点间各部门职责：
6.1.1.5 盘点注意事项：
6．1．2 营运督导部将盘点计划上交营运总监、业务副总审批。
6．1．3 营运总监、业务副总根据公司目标和盘点程序及营运中的实际情况审批盘点计划。
6．2 盘点的通知
6．2．1 营运督导部根据审批后的盘点计划，召开各门店店长和相关部门部门经理盘点会议，盘点工作领导小组，通知盘点计划。同时将盘点计划及要求下发到各门店及各相关部门。
6．2．2 根据盘点计划，采购部制定《供应商暂停送货通知单》，通知供应商需在盘点前3天送来足够的货物，超市在盘点前3天停止收货（直送及生鲜商品例外）。
6．2．3 根据盘点计划，企划部美工给制作顾客“盘点公告”，以备各门店顺在夜间不能及时完成盘点工作，则盘点次日应把“盘点公告”张贴在门店门口，告示顾客。
6．3 盘点的培训和工作分配
6．3．1 营运督部负责根据本程序及盘点计划，提前20天对各门店店工及各相关部门经理进行盘点作业培训，确保管理者能够熟练掌握规范的盘点程序。
6．3．2 各相关部门经理负责对本部门人员进行盘点作业培训，并提交本部具体参与盘点工作人员的名单及工作安排。
6．3．3 各门店店长负责对本店人员进行盘点作业培训，并提交本店具体参与盘点工作人员的名单及工作安排，门店店长应尽可能安排所人的门店人员都来参加盘点。
6．3．4 各部门经理及门店店长把具体参与盘点人员名单及工作安排与盘点前15天上交给营运督导部。
6．3．5 营运督导部根据具体情况调整盘点人员，并将最后确认的盘点人员工作分配表交营运总监审批后，下发给各部门、各门店，并交人力资源部存档一份。
6．4盘点的票据核对
6．4．1 盘点的票据核对是通过对各种商品流通中票据进行核对，以便确认帐面上（电脑系统中）的库存数字的准确性，避免漏单、缺单、错单等现象，是确保整个盘点工作真实有效的基础，各部门、各门店应该高度重视。
6．4．2 盘点的票据核对主要分为：
6.4.2.1 门店的票据核对
6.4.2.2 配送中心的票据核对
6.4.2.3 电脑部的票据核对
6.4.2.4 相关部门的票据核对
6.4.2.5 财务部的票据核对
6．4．3 门店的票据核对主要指门店对商品进、销、调、存、退相关的票据进行核实，确保每一张票据都曾经输入电脑系统，没有漏单、缺单、错单等现象的发生，具体票据包括：
6.4.3.1 进货类：
A、《门店直供商品订货验收单》
B、《门店直送商品验收单》
C、《门店配送商品验收单》
D、《门店调入商品验收单》
E、《门店顾客退/换货单》
6.4.3.2 销货类：
A、《门店商品销售清单》（在系统查阅）；
B、《门店不合格商品处理表》（与行政部有关）；
C、《门店不合格商品销毁登记表》（与防损部有关）；
D、《门店偷盗商品登记表》（与防损部有关）；
6.4.3.3 调货类：
A、《门店调入商品单》；
B、《自用品内部转货单》（与行政部有关）；
C、《门店库存更正申请表》
6.4.3.4 存货类：
A、《门店商品库存表》（在系统查阅）；
6.4.3.5 退货类：
A、《门店供应商货单》；
B、《门店退回配送商品表》。
6.4.3.6 变价类：
A、《门店破包/破损商品变价申请有》；
B、《门店促销商品变价申请单》；
C、《总部变价通知单》。
6．4．4 配送中心的票据核对主要指配送中心商品进、销、调、存、退相关票据进行核实，确保每一张票据都曾经输入电脑系统，没有漏单、缺单、错单等现象的发生。具体票据包括：
6.4.4.1 《配送中心订货验收单》
6.4.4.2 《配送中心门店配货单》
6.4.4.3 《门店退回商品验收单》
6.4.4.4 《配送中心退货单》
6.4.4.5 《配送中心不合格商品处理表》（与行政部有关）
6.4.4.6 《配送中心不合格商品销毁申请表》（与防损部有关）
6.4.4.7 《配送中心库存变更申请单》
6.4.4.8 其他相关票据。
6．4．5 电脑部、财务部应对以上所有票据进行电脑系统上及财务统计帐上的核实。
6．4．6 其他相关部门也会有一些商品流通的行为发生，这些部门也应当进行票据的核实，确保每一张票据都曾经输入电脑系统，没有漏单、缺单、错单等现象的发生。这些部门与票据包括：
6.4.6.1 防损部：
A、《门店不合格商品销毁登记表》
B、《门店偷盗商品登记表》。
6.4.6.2 行政部：
A、《自用品内部专货单》；
B、《门店不合格商品处理表》。
6．4．7 以上各个部门应在盘点前全面核对本部门相应票据，确保所有票据均已录入电脑系统，以确保电脑系统存货数据的准确性。
6．5 盘点的商品整理
6．5．1 盘点前3天，门店及配送中心停止收货、配货及调货的行为（直送商品、生鲜商品除外），以保证有足够的时间整理门店及配送中心现有的商品。
6.5.5.1 为了保证盘点期间的销售，门店应对暂停送货的直供商品供应商下足订单，确保盘点期间门店有足够的库存。
6.5.5.2 配送中心要保证门店在盘点期间有足够的配送商品的存货。
6．5．2 对于问题商品（破包/破损或有质量问题的商品），各门店、配送中心要在当月20日前按照《问题商品管理规范》处理完毕。
6．5．3 对于与供应商退换货的商品，门店（配送中心）应知会采购部，由采购部通知供应商按照《商品退换货流程管理规定》前来办理退换手续，应于当月20日前办理完毕。
6．5．4 对于自用品，门店（配送中心）应与总部行政部在当月20日前帐物核实完毕。
6．5．5 对于促销用的赠品、展示品等其他物品，门店应在当月20日前另外存放于单独的区域。
6．5．6 对于配送中心的商品，配送中心应按仓位归类存放，贴好小分类标签，同时确保配送中心的商品尽可能是整件包装。
6．5．7 对于门店的商品，门店应当：
6.5.7.1 货架上的商品归类整理，零散商品全部上架，确保货架上的商品同一纵深层面需是同一种商品，同时检查商品的价签与实物是否相符。
6.5.7.2 堆头上的商品应进行规范整理，确保堆头底层的整件商品确实尚未开封，已开封的将空箱撤除，散货应当放在堆头的表面。
6.5.7.3 花车上的商品应进行规范整理，确保花车下的商品是整件尚未开封的，已开封的商品应陈列在花车上。
6.5.7.4 对于一种商品多处陈列的（如正常货架、端架、堆头、花车及收银台前货架）应重点做好记录，以免盘点时漏盘。
6．6 盘点前的准备与检验
6．6．1 盘点前的表格准备：
6.6.1.1 电脑部应打印出盘点空表，以备配送中心及门店核对电脑系统商品数据与实物数据如商品品名、规格、条形码、价格等的一一对应关系。
A、 盘点空表上的内容包括：门店编号、商品分类、商品编码、商品描述、单位、盘点数量（空）等信息。
B、电脑部按照商品的大、中、小分类打印盘点空表。
C、电脑部把盘点空表交给配送中心及门店时，应有文件交接手续。
D、门店店长及配送中心经理按照盘点空表安排人员确认实物，建立商品实物与电脑系统商品数据的一一对应关系。
E、如果商品实物数据与电脑系统商品数据不相符，门店（配送中心）应当立即上报电脑部。
F、电脑部经确认后，修改正确的商品信息。
a) 盘点空表上有而实物没有的数据，需要注明，以便盘点后确认是否缺货或者属于别的原因。
b) 盘点空表上没有而实物有的数据，电脑部需根据实物增加这个商品的信息，同时需与采购部及门店共同查找原因。
c) 盘点空表上的数据与实物部相符，查明原因后，以实物为准，做数据修改。需填写《商品信息修改表》。
G、 盘点空表由门店店长〈配送中心经理〉负责保管。
6.6.1.2 盘点卡
A、盘点卡真正盘点所用的包括了所有单品的小卡片。通常一品一卡，便于理货盘点。盘点卡包括以下内容：商品分类、盘点位置（货架号、堆头号、端架号等）、商品编码、商品描述、单位、盘点数量、盘点人、复查数量、复查人等。
B、盘点卡由营运督导部提出申请，经企划部美工设计，由行政部负责提前一个月印刷，准备。
C、门店店长（配送中心经理）在检查各项工作均已准备好后，于盘点开始前2个小，将盘点卡发给各个实物盘点人。填写《盘点卡交接表》，确保盘点卡不能丢失。
6.6.1.3 门店货架布局图：
A、 店务拓展部把每个门店的门店货架布局图于盘点前15天交给各门店店长；
B、门店店长按照货架布局图及盘点空表确认盘点的工作量。
C、门店店长按照货架布局图做每个货架的货架标号。
6．6．2 盘点前应有充足的文具准备，包括黑色炭素笔、红包油性笔、A4废纸、透明胶纸等。
6．6．3 盘点前的工作检查：
6.6.3.1各门店店长（配送中心经理）在盘点前3天先做自我检查，以便及时发现问题，及时纠正。
6.6.3.2 盘点领导小组于盘点前2天对各门店、配送中心做巡回检查，发现问题，及时纠正。
6.6.3.3 盘点工作检查的内容包括：
A、各项票据的核对：票据是否全部核对完毕，票据数据与系统数据是否相符；
B、商品是否已经归位、整理完毕；
C、盘点空表上的数据是否与电脑系统的数据一致；
D、盘点人员是否已全部接受过盘点培训并熟练掌握盘点程序。
6.6.3.4 只有每一项工作都完全通过了，盘点领导小组才会同意盘点的如期进行。
6．7 盘点工作的进行
6．7．1 为避免影响营业，盘点通常安排在每个季度最后一月25日的晚上进行。
6．7．2 盘点顺序：
6.7.2.1 盘点时，盘点人员按照商品的小分类，按照货架——端架——堆头——花车——收银台前货架——其他区域的顺序进行。
6.7.2.2 盘点时，遵循从左到右，从上到下的原则点数。
6.7.2.3 盘点时，盘点人员手拿盘点卡，先对应商品实物与价签上的信息，填写盘点卡上除了数量外的其他信息，然后进行点数，注意检查货架上同一纵深牌面的商品是否是同一种商品，以免数错。
6.7.2.4 点数完毕后，在盘点卡上填上正确的数量。注意：数字应为阿拉伯数字，不可涂改。如手写失误，可以原数量上+/一相应的数字，如盘点卡上写着5+2-1，最后的盘点数量则为6。
6.7.2.5 签上自己的名字，把盘点卡插在商品上，一半朝外，以便复盘人员看到。
6.7.2.6 盘点人员每完成一个货架（BAY）的盘点后，在该货架上贴纸，并用红笔打叉，表示该货架商品已盘点完毕。
6.7.3 复盘：
6.7.3.1 盘点人员点数完毕后，复盘人员首先检查盘点卡上的商品数据是否与商品实物及价签一致。
6.7.3.2 点数；
6.7.3.3 在复盘人栏签名。
6.7.3.4 如盘点人与复盘人所点数据不一致，双方应共同进行第三次点数，以便确认真实的数量。
6.7.3.5 复盘人采取抽查的方式进行复盘，但复盘抽查率应达到50%。
6.7.3.6 复盘人员由总部其他部门的人员担任。
6.7.3.7 贵重商品，如烟酒、化妆品等，需由店长及店长助理亲自复盘。
6．7．4 监盘：盘点时，防损部人员负责监盘，防止、制止有碍商品安全的行为发生。
6．7．5 盘点时，联营厂商的商品由联营厂商人员负责盘点。
6．7．6 为保证盘点的有效性，盘点应该一次性完成。
6．8 盘点后的数据统计与录入
6．8．1 盘点完成后次日，应由门店店长（配送中心经理）组织店长助理、出纳、录入员及门店主管进行盘点卡的统计，统一汇总在门店（配送中心）盘点空表上。
6．8．2门店店长应在盘点后第三天之前把汇总后的盘点表上交电脑部、营运督层部。
6．8．3 电脑部根据盘点表将实际盘点商品数量录入电脑，同时与电脑商品库存数量对照，打印出《盘点差异单》，交营运督层部。
6．9 盘点损溢的处理
6．9．1 营运督导部根据电脑部提供的《盘点差异单》。组织各门店店长迅速查明原因。
6.9.1.1 如果为票据原因造成的差异，尽快处理票据。
6.9.1.2 实在无法查明原因的差异，则算作盘点损溢。
6．9．2 盘点损溢的分类：
6.9.2.1 合理范围内的损溢，称为正常损溢。
6.9.2.2 差异较大，属于非合理范围内的损溢，称为非正常损溢。
6．9．3 盘点损溢的处理
6.9.3.1 对于正常损溢，经营运部、电脑部确认后，由总经理签字，电脑部做库存更正，财务部做帐务处理。
6.9.3.2 对于非正常损溢，经营运部、电脑部确认后，
A、由防损部营运稽核组负责调查，追究相关责任，挽回企业损失。
B、 在下一次盘点前，总经理根据实际情况签字，电脑部做库存更正，财务部做帐务处理。
6．10 盘点总结
6．10．1 盘点后二周内，各门店店长、配送总中心经理做本次盘点总结，并上报营运督导部。
6．10．2 盘点后二周内，电脑部经理、财务部经理、防损部经理就具体的盘点差异及盘点结果，做本次盘点总结，并交营运督导部。
6．10．3 营运督愤愤部根据盘点结果、盘点差异及各门店、各部门盘点总结，在盘点后三周，做本次盘点总结，内容包括：
6.10.3.1 本次盘点结果；
6.10.3.2 本次盘点差异；
6.10.3.3 本次盘点所反映问题；
6.10.3.4 下次盘点应纠正的方向。
6．10．4 盘点后第四周，营运督导部将盘点总结交营运总监审核，营运总监审批后，上报业务副总，交抄送采购部、电脑部、财务部、防损部及各门店店长