采购之职务说明

基本上本公司之成败关键在于采购人员是否能掌握市场之需要及趋势，以合理的利润为前提，用最有竞争力的价格，透过仓库良好之管理及各种促销活动，将品质良好的商品销售给专业客户。

由此可见，采购人员在本公司之重要性，为了使各位明了采购之职责，我们特地将采购的“职务说明”附上，请各位详细研究，并与主管讨论，务必在担当此一重任之前充分了解本身的职责及权限。

当然此一“职务说明”不可能涵盖所有的细节，而且也会因时空之变迁有所更动，身为采购人员的各位，应了解此种情况。

职务说明

职    称：采购主管

直接主管：采购副理

直接部属：采 购 员

（一）、主要职责：

1．              负责公司指派商品之企划及业务之拓展工作。

2．              筛选合作的供货商，并负责协商最佳的采购交易条件。

3．              执行最有效的价格策略。

4．              计划各种促销活动。

5．              与卖场人员合作，扩展业绩并达成毛利的目标。

（二）、主要工作项目：

1．              在公司分配的仓库卖场空间之下，经营公司所指派商品的企划工作。所选择的商品应符合客户的需要，以扩展业达成毛利的目标。

2．              选择国内外最佳的供货商，并取得最佳的采购交易条件，包括：品质、规格、价格、折扣、广告赞助、促销、卖场陈列/示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。

3．              开发并协商适合自助式批发的包装（包括标示及说明）。

4．              考虑市场的竞争状况、价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其它营业损失等因素，订定市场上可能的最低售价、塑造非常有竞争力的价格形象。

5．              选择好又多快讯及卖场内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告赞助，吸引客户到好又多来采购。

6．              与卖场合作无间，以扩展业绩（业绩是与卖场共同分担的责任），并达成毛利比率及金额的目标（毛利是采购人员的主要责任）。注意存货，与卖场合作并提供支持，使卖场存货维持在最适当的水准（存货是与卖场共同分担的责任）。

7．              尽可能多到卖场拜访，以了解卖场的问题与机会，另外经常以电话，传真或采购通告等方式与卖场沟通。

8．              定期拜访并评估供货商，以确保供货的稳定性及公司的最佳利益。

9．              开发品质良好的自有品牌商品，这些商品必须能有相当的销售量，并能以竞争性的价格售出（同时应有合理的利润），让客户有物超所值的感受。

10. 以有系统的方式计划所有活动（包括长短程的计划及预算活动），以减少或避免低效率及过多的打岔。同时应将所有的业务活动排定优先级，原则上应“先做最重要的事，而非先做最急的事”。

11. 应实地观察竞争厂商、研讨会参观展览、阅读报纸及专业杂志、并与所有可能获得资料来源的人士或机构讨论或做市场研究，以了解市场一般及个别的产品趋势走向。

12. 领导、培育、激励、评估及督导采购员使能有效地对采购部作最大的贡献。

（三）、本职位元的任用规格：

本职位元人员应随时记住附件的任用规格上所列出的明细，由这些明细可看出公司对职位的期望及需求。

（四）、授权项目：

1．             本职位人员被授权在下列的架构之内独立作业：

－营运政策

－客户政策

－供货商政策

－商品政策

－价格政策

－包装政策

－促销政策

－自有品牌政策

－毛利目标

－业绩目标

－到国外拜访供货商或参观展览的计划

－费用预算

2．             本职位人员未任满一年者，对下列的决定应经常由采购协理的核准：

－供货商（与任期无关）

－商品组合

－商品及商品类别（与任期无关）

－售价及毛利

－第一次订货

－好又多快讯的项目（与任期无关）

－所有采购交易的条件

－采购员的解雇（与任期无关）

3．             本职位人员必须确保采购员在本职位人员不在公司的时候能独立运作。采购员将作短期的决定，这些决定以不影响毛利及商品组合为原则。同理，当采购员不在公司的时候，本职位人员也应负责例行公事。

（五）、其它事项：

1．            本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普    通常识及逻辑判断做依据。

2．            本职务说明不可能涵盖所有的事项。本职位人员应执行由采购协理在任何时间所指派之任何公务。

3．            与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系是本职位元成功的必要条件。

4．            本公司成功的要素有下列五项，本职位人员应确实做好：

－互信

－诚实

－团结合作

－奉献

－斗志

采购主管之任用规格

（一）、资历之要求：

1．至少大专毕业，主修商学或相关科系。

2．男女不拘，年龄34岁以下，体格良好，身体健康，心思正常。

3．至少5年以上的百货专业采购经验。

4．对国内民生消费品之流通及价格结构有充分的了解。

5．英文说写能力良好。

6．有好的沟通、谈判、计划、及分析技巧。

7．在行销、国贸及委托加工采购有经验者更佳。

8．对于制造过程、质量管制、商品法律规定、及计算机软件应有良好经验。

9．能依工作需求拜访国内外的供货商。

10．          过去的工作成绩良好而有证明文件者。

（二）、特质之要求：

1．诚实、易处、成熟、及稳健。

2．能对成果负责，并具有强烈的责任感。

3．有自我激励、办事积极、并富有创意。

4．能努力工作、活力充沛、且百折不挠。

5．有弹性、具团队精神、并且能接纳好的意见。

6．对个人在公司的事业有追求的目标。

7．愿意接受更多的挑战。

8．能在公司的压力下有效的工作。

9．能以具有质量与成本的观念来做事。

10．          愿与公司一齐成长。

五、成功的要素

“成功”是人人所盼望追求者，成就感是管理大师MSLOW所强调“需要的最高层次”，各位在本公司的事业也应以此为目标，努力追求，我们也深信世界上没有人喜欢失败的，成功者往往就是能透澈了解或研究失败的原因，而避免重蹈覆辙。

我们认为成功的采购人员应至少具备下列要求；

1．操守廉洁：

    面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：“做事可以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。

2．掌握市场：

       流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种管道及方式（包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户），了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。

3．精打细算：

有一商场名人曾说：“会卖不如会买”，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。

4．积极认真：

     现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖场的沟通更须要此种工作态度。

5．创新求进：

     商场如战场，不进则退，输家可能成为羸家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要采购人员能有创新（非标新立异）的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。

6．适应性强：

     采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力负荷 ，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。

7．  团结合作：

     表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有此忧患意识，公司才可在市场上永续经营，个人在公司的事业才可确保。

以上七项成功的要素，请采购人员切记。

六、行销的基本要项：

    一项商品经过市场调查、产品设计、制程规划、设备配置、人员招募与训练、原料或零组件采购、生产、包装、储存、运送、广告、促销、批发、零售到消费者手中，严格来说是一种很冗长的过程，然而所有的企业就是在这种冗长的竞赛中求生存，在这种竞赛中当然有赢家，也有输家，输赢的因素很多，但最重要的就是有没有掌握行销的5P，所谓行销的5P就是：

－商品（PRODUCT）

－价格（PRICE）

－流通管道及销售地点（PLACE）

－广告促销（PROMOTION）

－人员（PEOPLE）

采购人员必须对这行销的5P有深入的了解，才可能知已知彼，百战百胜，以下是这5P的简单介绍：

1．  商品：

     采购人员最重要的一件事就是经由各种管道了解市场的需要，选择客户所需要的商品，如果背离客户的需要，采购工作注定要失败，公司必定库存堆积，而卖不出去。选择商品应考虑下列因素：

－口味、风味、质地、色泽、新鲜度、安全、卫生（特别指食品）

－功能                        －包装

－质量                        －售后服务保证

－知名度或吸引力              －订货数量及交货期

－设计、花色、及尺寸          －商品齐全度

－流行性、新奇性、或独特性    －商品说明

2．  价格：

本公司销售的商品最大的特色在于物美价廉，价格在行销上占了举足轻重的地位，在消费意识高涨，信息发达的今日，价格的高低很快就会在消费者的心目中一种建立起形象。本公司的顾客均为专业客户，这些人对价格更为敏感，故采购人员必定要在价格的谈判中，确实去研究竞争者的价格，并为本公司求取最佳的价格，否则就不应轻易去采购该项商品。物超所值是本公司商品的最大优势。

1．             流通管道及销售地点：

     本公司的成立对中国的流通业是一项崭新的尝试，这种在国外已经营30年的流通形式，已在全世界20余国被证明为极具经营成效和的流通管道。此种流通管道大大地缩短了生产厂商与零售商的距离，为他们提供了最佳的服务。本公司的另一特点就是宽敞的停车场及宽广的货架间走道，为客户带来无比的便利与舒适。采购人员应假设自己是消费者，以消费者的眼光来选择商，毕竟采购人员选择的商品是要卖给客户，而不是自己。同时卖场采自选量贩销售，客户得以自由购货，免受干扰。因此商品品名及说明是采购人员必须特别谨慎与供货商谈判的项目之一，以便客户能以最少之精力，在最短的时间内去了解商品。

除了流通管道之外，商品的销售地点也极为重要，如果某一项商品是被陈列在客户动线的死角，则采购人员应计划很好的促销活动或广告宣传，以吸引客户购买死角的商品。

2．             广告促销

广告的目的在于透过各种媒体（如：电视、广播、报纸、杂志、看板等）刺激需求，通常须要以累积广告信息向目标客户说明产品的特点，让客户经由认知、了解、信赖、等阶段，转为最后的购买意愿及行动。本公司的“好又多快讯”就是用来做广告以刺激需求之用，它是采购人员的利器，也因此采购人中通常都须花25％以上的时间去计划。只有广告，没有促销，有时也会功亏一篑，促销是唤起需要的刺激方案，一般均采混合促销方式，包括：广告、海报、标示、端架展售、示范、解说、陈列、试用、赠品、抽奖、折扣、折价、及其它富有创意的促销方式，以发挥促销的相乘效果，吸引客户的购买。

我们的专业客户与我们一样都是精打细算，好又多快讯的商品通常也带动了其它商品的销售，故采购人员一定要在促销商品的选择与议价上特别下一番功夫。

3．             人员

任何企业是以“人”为本，商品的销售必须直接或间接地依赖人，本公司自助式的量贩销售也不例外。这里所说的人，当然是指全体员工，唯有大家团结合作，从选择最正确商品开始，订出最有竞争性的价格，以最吸引人的方式陈列标价，创造最好的购物环境，让客户感受最亲切的服务，如此才可将商品顺利销售出去，让客户满意之后，再三回到本公司来购物，如此本公司在获得合理的利润之后，得以永继经营，每一位员工在公司的事业将可顺利地发展。

    每一位员工在一个企业之中，就像一部精密的机器之零件，都是不可或缺的，任何零件都有其重要性，只是功能不一样而已，采购人员若知道这一点，就会以平常心与其它同事共处了。采购人员的首要职责是达成公司的利润目标，请采购人员灵活运用5P，本公司的利润目标将不难达成。