我收集到一份关于负库存的资料

已销未记帐也叫负库存，问题出现直接可以查出的原因是商品的销售数量大于该商品的入库的库存数量。除了称重商品可能存在重量差外，其它商品产生已销未记帐都属于不正常的现象。

解决好已销未记帐问题的主要目的有二：其一是能够使销售管理人员从计算机系统中了解商品的准确情况;其二是为盘点做好准备工作，使盘点结果有意义，进销存帐反映的数据更真实。


一、正常业务流转：
1、 商品规范化：
利用计算机识别商品，一般是通过扫描设备（手持扫描枪、扫描平台）扫描商品包装上的条形码（商品出厂时注册的条形码、通过系统生成的店内码、电子秤设备打印的条形码）识别商品。或通过手工键盘录入商品的编码（计算机系统使用的商品编码、厂商条形码、店内码、电子秤条码）识别商品。只有商品的条形码与商品达到一一对映的关系时，扫描设备才能真正发挥它应有的作用。由于商品流转环节较多，所有条形码中只有供货商提供的厂商条形码最不容易被认为改变，所以供货商提供的厂商条形码最可靠。
但是由于某种原因，厂商条形码存在一定的问题：其一是两种或两种以上的不同商品的包装使用同一个条形码;其二是看着十分正规的条形码不能被扫描设备识别非常困难；其三是商品包装上根本没有条形码。
为了弥补供货商条码出现的上述问题，计算机系统根据商品编码与商品一一对映且不允许重复的特性，产生一个在计算机使用范围内有店内条形码---------商品店内码，将它贴在商品包装上即可以起到商品与条形码一一对映的结果。但是在实际商品流转过程中，想要达到商品与条形码一一对映的关系，必须严格要求商品管理人员正确粘贴，并且保持到商品销售之前才行。
（1） 基础数据维护：
商品档案和条形码维护时，一般涉及3类商品
a） 完全规范商品（商品与条形码一一对映）；
b） 不完全规范商品（两种或两种以上的不同商品的包装使用同一个条形码，系列商品出现的可能性较多）、完全不规范商品（看着十分正规的条形码不能被扫描设备识别或识别非常困难，条形码背景制作成荧光色的商品容易出现这类问题；
c） 商品包装上根本没有条形码，针织类商品出现这种情况的较多）。后两类商品在进行销售数据统计时，一般都不可能得到真实的商品统计结果。
当商品出现后两种情况时，一般只有在商品包装上粘贴店内码，才能进入完全规范商品行列。
（2） 商品销售前的数据核对：
为了保证商品属于完全规范商品，相关部门人员在商品销售之前对商品进行认真严格的检验，使所有码放在货架上的商品都是完全规范商品。
2、 操作规范化：
（1） 确认商品放置位置和数据与计算机系统录入一致：
计算机系统在主要作用之一就是可以实时的反映商品的真实情况，然而它是反映的情况真实与否又取决于计算机数据录入人员，只有录入的数据与商品流转情况完全一致，人们才能够从计算机系统中才能查询到可靠的商品进销存数据。例如，商品到了，必须在当天系统日结帐之前完成入库单的登录审核工作；将商品从库房移到柜台，必须在当天系统日结帐之前完成转库单的登录审核工作；商品损坏了，及时做报损处理。

（2） 规范销售：
规范销售包括：商品规范、销售价格规范、销售数量规范。
在条件允许的情况下，商品销售时应该全部扫描设备进行商品销售，如果没有扫描设备，必须正确输入商品编码或条形码。极力杜绝收银员不负责任的销售行为，例如，雪碧可乐价格相同时按照其中一个销售，这样会也许两种商品的销售数据和可能产生已销未记帐;不按照规定进行商品打折；不能打折通过修改数量进行变相打折，这样会影响此种商品的数量统计。
（3） 日结束和零售记帐工作前完成所有单据录入审核工作：
日结束工作的开始标志着一天的商品物流和计算机录入的结束，并对第二天要发生的商品流转工作进行准备，例如，第二天要开始的日促销和价格的启用就是日结束工作完成的。
如果按照以上正常的操作顺序完成一天的工作，就不会出现商品销售后不能正确地反映在计算机各种查询和报表中，已销未记帐查询的结果应该是“查询没检索到记录”，即所有商品的流传都可以从计算机中的位置反映出来，从而能够向财务部门提供准确的财务数据。

二、流传中的错误原因和处理：
（1） 错误原因：
由于种种原因，要想达到不出现已销未记帐似乎很难。其中最主要的原因是商品流转到容易出现问题的地方，负责该地方的管理人员没有及时发现问题的地方，负责该地方的管理人员没有及时发现问题或者工作责任心不强将问题放过去，等到问题在计算机上明显地看出来，解决问题流转工作回退到出现问题的地方，解决问题后再按照正常的工作顺序将商品做一次正确的物流操作才算完事。如果发生的问题偶然性较强。解决人员考虑不周全，只能将问题发现结果记录下来，当问题积累到一定程度时，在计算机的已销未记帐查询中会查询到，通过适当的方法按照与实际情况为接近的数据进行调节。这样的数据肯定会对财务部门的财务数据统计产生一定的影响。
（2） 处理
当发现与正常人规定不一致的问题时，不要只图一时省事，实际问题出现在哪里，在解决问题时也必然需要参与问题的解决工作，问题不能及时解决，自然会影响所有的工作成果。
三、已销未记帐原因判断和解决方法:
产生已销未记帐的原因实际上就是在《正常业务流转》中讲到的不规范的现象，即商品的进货渠道和进货数量与商品的销售渠道和数量不能完全达到一致的后果。
规范商品的物流应该只有一种情况：



正确物流渠道： 入库 销售


一个入口，一个出口。商品入库单据数量多少与商品实际数量一样，销售就会十分顺利，既不会出现帐实不一致现象，也不会销售记不上的现象（既不会已销未记帐问题）
如果商品规范或操作规范中的任何一个或两个出现问题，就会导致帐实不一致现象，如果当日销售数量大于当时库存数量时，当日零售记帐时，该商品就会出现已销未记帐，已销未记帐数量=销售数量—帐存数量。
当商品不规范时，就会出现下面图形所示情况。
举例说明三种错误的物流渠道的产生。
错误物流渠道：







(1) 两个入口，一个出口：
商品a和商品b 使用同一个厂商条码。在商品档案维护时，将商品a和商品b看成两个不同的商品进行维护，供货商条形码维护到商品a上，入库时也是分别入库的，假设入库时分别入了10个，销售时由于两个商品的条形码是同一个，所以根据条形码记录的销售在计算机系统中自然都记录到商品a上，当商品a和商品b 销售数量大于10个以后，当日的零售记帐就会出现错误提示：本次销售记帐有55条记录有错误，请检查。
（2）一个入中，两个出口：
商品的条形码不规范，销售之前粘贴店内码时由于工作人员的原因，将部分商品的店内条码粘贴错误，导致一种商品被当作另外一种商品进行销售，自然也会出现被错贴商品的已销未记帐现象。
（3）多个入口，多个出口：
此种现象是前两种现象综合的结果。

商品档案维护中有2种不规范的记录，商品流转操作中再存在3种不规范的操作，那么问题出现的可能性和问题现象就会有更多种难于分辨的复杂情况，下面将常见问题可能出现的原因——描述：
1商品不规范导致问题：
（1）两种或两种以上商品使用一种厂商条码：
这种情况一般发生在系列商品。由于供货商方面的原因，将系列商品中的某两种或两种以上的商品只使用一个条形码，但是在进货和销售时，我们又希望将这两种或两种以上的商品分别进行入库和销售统计，要想达到这个目的，必须将这两种或两种以上的商品分别正确粘贴上计算机系统在商品档案中给第一种商品生成的店内码，这样做的结果可以实现将两个入口，一个出口的错误流程纠正一个入口、一个出口的正确流程。
（2）商品的厂商条码不能识别或者商品没有厂商条码：
这种情况一般出现在低档商品或纺织品上，低档商品为了减少包装费用和躲避条形码注册费用，通常采用在商品包装上印制虚假条形码的方法，使用条码扫描设备即可检验出这部分商品。为了保证这部分商品能够正确销售和数据统计，必须将这部分商品正确粘贴上计算机系统在商品档案中给每一种商品生成的店内码，使这部分商品按照一个入口、一个出口的正确流程完成商品听物流操作。
2操作不规范导致问题：
（1）入库时商品的大包装数小于商品档案维护中的大包装数不一致：
现象：当一种商品存在两种以上包装形式时，例如有12，24两种大包装形式，在入
库时如果将24包装的商品当作12包装的商品入了1箱后，在销售了12个以后的商品就会产生已销未记帐。
解决：将入库差额部分入库，补记帐即可。
（2）商品入库不及时：
现象：商品在柜台销售当天，日结记帐之前，还没有做入库单录入审核工作，当日销售数量如果大于记帐前的柜台库存数量，就会产生已销未记帐。
解决：补齐应该做的入库单，补记帐即可。
（3）商品做返厂单后商品还在柜台销售：
现象：决定做返厂的商品还放在柜台，又做了返厂单，当日销售数量如果大于记帐前的柜台库存数量时，就会产生已销未记帐。
解决：补做该商品的入库单，数量与返厂单一样，然后再根据商品的真实情况做返厂单，并确保商品从柜台上按照返厂单中的数量撤下来，最后补记帐即可。
（4）没有及时做从库房到柜台（卖场）的转库：
现象：如果商品的存放库位有库房和柜台，将商品从库房放到柜台时，为了能够从计算机系统中反映相映的库存变化，商品销售是在柜台进行的，销售记帐时从帐上减去的销售数量减少的是柜台的库存数量，由于计算机系统没有做相映的转库单，导致柜台的实际商品多于帐面数量，在当日销售数量如果大于记帐前的柜台库存数量时，就会产生已销未记帐。
解决：补做转库单，然后补记帐。
（5）商品入库时的进货部门与商品档案维护中的所属部门不一致：
现象：商品所属库位和归属部门分别在入库单录入的进货部门和存放单位，商品档案维护中的所属部门进行记录，在零售记帐时，商品是受商品档案中的所属部门控制管理的，当商品入库时的归属部门与商品档案维护中不一致的，也会导致已销未记帐。
解决：将错误的归属部门的入库单返厂，然后以正确的归属部门做入库，最后补记帐。
（6）不使用扫描设备进行商品销售：
现象：商品在销售时必须使用扫描设备才能避免人为录入问题。当收银员根据个人印象录入或图一时省事将同价格的近似商品当成一种商品销售，在当日销售数量如果大于记帐前的柜台库存数量时，就会产生已销未记帐。
解决：由于这种现象属于人为因素导致，随机性较强，没有规律可寻，所以除了让收银员以后规范操作外，对出现的已销未记帐只能通过盘点进行商品的库存调整。
（7）称重商品重量误差：
现象：为了不让销售商在进货方面引起争议，在进称重商品时，一般供货商都会多给销售商一些，用于祢补销售商在销售过程中商品的损耗。这样就会出现商品的实际入库数量大于商品的帐存数量，当多出帐存数量的称重商品销售出去，就会产生与入库数量相比较小数量的已销未记帐。
解决：这种问题出现的已销未记帐属于可以理解的，只需要按照已销未记帐数量进行入库，特别注意供货单位录入是供货商，（这样录入需要给供货商结款），还是另行虚设（这样录入不需要给供货商结款），由销售商自己决定。然后补记帐即可。
（8）店内码错贴导致商品串卖：
现象：当商品串卖数量与被串卖数量之和大于被串卖商品当日日结记帐前的帐存时，被串商品就会出现已销未记帐。
解决：对于理货人员在粘贴店内码时不认真的情况，只能通过加强其工作管理，及时将没有销售出去的错误纠正，由于不正确错误数量，对出现的已销未记帐只能通过盘点进行商品的库存调整。
(9)商品退货数量大于销售数量：
现象：这咱情况一般 出现在由别的系统转到我公司系统后的初期,在我公司系统上去做以前系统销售的退货,在某商品听退货数量大于使用我公司系统销售该商品总数量的情况下,当日记帐后在已销未记帐中就会出现已销未记帐数量为负数的记录。
解决：非本系统销售的商品，不要从本系统进行退货处理，对已经做了退货处理的商品，先进行同样数量的销售。在当日记帐时如果销售数量小于帐存数量时，该销售可以正常记帐，然后补记出现已销未记帐为负数日期的帐；在当日记帐时如果销售数量大于帐存数量时，会出现已销未记帐为正数的记录，此时帐存一定为0， 这时接着补记出现已销未记帐为负数日期的帐，此时帐存又有了，反复补记已销未记帐为正数和负数两个日期的帐，直到所有已销未记帐记录都没有为止。
四、盘点前对已销未记帐的处理意见
对于不能正确找出原因的商品出现的已销未记帐，盘点之前必须对已销未记帐进行特别处理，然后再进行盘点工作，这样就可以保证盘点记帐后所有商品的帐实变为一致的。
对于用户已经肯定不可能解决的已销未记帐，有两种处理方法：
1等到盘点后继续解决：
盘点记帐后，不要补记盘点生成帐存日期以前的已销未记帐，等到找到问题原因并解决使出现已销未记帐商品的当前库存数量大于等于盘点的没有解决的已销未记帐数量后，一次补记解决。然后通过第二次盘点将库存成本调整正确。这样做可以根本上查出已销未记帐的产生原因。
2认为是死帐，以后不准再处理：
由于已销未记帐的存在，使本应该能够正确记帐的商品库存和成本及时减少，导致在进销存报表中不能体现商品流转结果，在盘点记帐后，存在已销未记帐的商品进行了调整，达到帐实一致，成本也根据盘点盈亏进行了调整，即此时的成本已经是除了已销未记帐部分外的真实成本，当再进行补记盘点前已销未记帐后，将盘点后的正确成本减少了，如果不能象第一种情况那样一次性解决完已销未记帐，补记帐的结果只能是错上加错。
为了今后防止由于操作失误，最好按照已经发生的已销未记帐数量进行特别入库，然后做补记帐处理，这样可以保证一次性解决完所有的已销未记帐问题，由于是通过入库增加的成本与补记已销未记帐减少的成本是相等的，所以对盘点记帐后正确的成本不会有丝毫影响。